POLITYKA PRYWATNOŚCI ASYSTENTA NORDEN

Obowiązuje od: 24 lipca 2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników platformy Asystent Norden („Asystent”).

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach Asystenta Norden jest:

Dany Danuta Sibilska
NIP: 7631209718
ul. 28 Czerwca 1956 r. 290/6
61-469 Poznań
e-mail: biuro@dany-spa.pl

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw wynikających z RODO można kontaktować się pod powyższym adresem e-mail.

2. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z Asystenta możemy przetwarzać:

  • –imię i nazwisko,
  • –nazwę firmy i dane dotyczące prowadzonej działalności,
  • –adres e-mail i numer telefonu,
  • –adres dostawy oraz dane rozliczeniowe i fakturowe,
  • –dane dotyczące składanych zamówień i historii współpracy,
  • –informacje podane przez użytkownika w ankietach dostępnych w Asystencie,
  • –informacje dotyczące rodzaju prowadzonej działalności oraz preferencji produktowych,
  • –dane dotyczące korzystania z funkcji Asystenta w zakresie niezbędnym do zapewnienia prawidłowego działania, bezpieczeństwa oraz rozwoju platformy.

Prosimy o nieprzekazywanie za pośrednictwem Asystenta szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO, w szczególności informacji dotyczących zdrowia, pochodzenia rasowego lub etnicznego, przekonań religijnych, poglądów politycznych lub życia seksualnego. Asystent Norden nie jest przeznaczony do przetwarzania takich informacji.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Dane mogą być przetwarzane w następujących celach:

  • a)utworzenie i obsługa konta oraz weryfikacja dostępu do Asystenta – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. w celu wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie użytkownika przed jej zawarciem;
  • b)przyjmowanie i realizacja zamówień oraz obsługa współpracy handlowej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
  • c)realizacja obowiązków księgowych, podatkowych i innych obowiązków wynikających z przepisów prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
  • d)dopasowanie rekomendacji produktowych i oferty do rodzaju działalności oraz informacji przekazanych przez użytkownika – w zakresie niezbędnym do obsługi współpracy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w pozostałym zakresie na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, którym jest poprawa jakości obsługi klientów i dopasowanie oferty do ich potrzeb;
  • e)zapewnienie bezpieczeństwa Asystenta, przeciwdziałanie nadużyciom, rozwiązywanie problemów technicznych oraz dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
  • f)analiza sposobu korzystania z Asystenta i rozwój jego funkcjonalności – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w zakresie, w jakim analiza ta nie wymaga odrębnej zgody;
  • g)przesyłanie newsletterów, informacji o promocjach oraz innych treści marketingowych drogą elektroniczną – jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy, na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4. Personalizacja i rekomendacje

Asystent może wykorzystywać informacje podane przez użytkownika, w szczególności rodzaj prowadzonej działalności, odpowiedzi udzielone w ankietach oraz informacje dotyczące potrzeb firmy, do przygotowywania rekomendacji produktów, zabiegów lub oferty.

Rekomendacje te mają charakter pomocniczy. Ostateczna decyzja dotycząca wyboru produktu, zabiegu, jego zastosowania lub zakupu należy do użytkownika.

Jeżeli w ramach Asystenta stosowane będą mechanizmy automatycznego dopasowania treści, nie będą one wykorzystywane do podejmowania wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających w rozumieniu art. 22 RODO.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom, które świadczą na rzecz Administratora usługi niezbędne do prowadzenia Asystenta i działalności gospodarczej, w szczególności:

  • –dostawcom infrastruktury informatycznej, hostingu i usług chmurowych,
  • –dostawcom systemów baz danych oraz narzędzi wykorzystywanych do działania Asystenta,
  • –dostawcom usług poczty elektronicznej i systemów komunikacji,
  • –podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne lub informatyczne,
  • –firmom kurierskim i operatorom logistycznym – jeżeli jest to niezbędne do realizacji zamówienia,
  • –organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora mogą je przetwarzać wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im usług oraz zgodnie z zawartymi umowami i obowiązującymi przepisami.

Dane osobowe nie są sprzedawane innym podmiotom.

6. Dostawcy technologiczni i przekazywanie danych poza EOG

Asystent Norden korzysta z usług zewnętrznych dostawców technologicznych, w tym infrastruktury służącej do utrzymania i działania aplikacji.

W związku z korzystaniem z takich usług dane mogą być przetwarzane przez podmioty mające siedzibę lub wykorzystujące infrastrukturę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do przekazania danych osobowych poza EOG, Administrator wymaga zastosowania mechanizmów przewidzianych przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych (SCC), jeżeli są one wymagane.

7. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych przed utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem, z uwzględnieniem charakteru przetwarzanych danych, zakresu i celu ich przetwarzania oraz istniejącego ryzyka.

Dostęp do danych powinny posiadać wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest on niezbędny do wykonywania powierzonych obowiązków lub świadczenia usług.

Pomimo stosowania odpowiednich zabezpieczeń żaden system teleinformatyczny ani sposób transmisji danych przez Internet nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka wystąpienia incydentu bezpieczeństwa.

8. Okres przechowywania danych

Dane związane z kontem użytkownika i korzystaniem z Asystenta przechowujemy przez okres aktywnej współpracy lub korzystania z konta, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń.

Dane związane z zamówieniami, fakturami i dokumentacją księgową przechowujemy przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy podatkowe i rachunkowe.

Dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej przechowujemy do momentu jej wycofania lub do czasu, gdy cel, dla którego została udzielona, przestanie istnieć.

Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora przechowujemy do czasu ustania tego interesu, skutecznego wniesienia sprzeciwu albo upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń.

Okresy przechowywania są ograniczane zgodnie z zasadą minimalizacji i ograniczenia przechowywania danych.

9. Prawa użytkownika

W zakresie przewidzianym przez RODO użytkownik ma prawo:

  • –uzyskać dostęp do swoich danych,
  • –żądać ich sprostowania,
  • –żądać ich usunięcia,
  • –żądać ograniczenia przetwarzania,
  • –otrzymać dane i żądać ich przeniesienia, jeżeli spełnione są warunki przewidziane w RODO,
  • –wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
  • –wycofać udzieloną zgodę w dowolnym momencie,
  • –wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: biuro@dany-spa.pl

Niektóre prawa, w szczególności prawo do usunięcia danych, mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z obowiązujących przepisów. Administrator może być zobowiązany np. do dalszego przechowywania określonych danych dotyczących rozliczeń lub dokumentacji księgowej.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne.

Podanie niektórych informacji może być jednak konieczne do utworzenia konta, uzyskania dostępu do określonych funkcji Asystenta, złożenia i realizacji zamówienia lub wystawienia dokumentów księgowych.

Brak podania danych wymaganych do wykonania określonej czynności może uniemożliwić jej realizację.

Podanie danych w celach marketingowych jest dobrowolne i nie jest warunkiem korzystania z podstawowych funkcji Asystenta.

11. Odpowiedzialność użytkownika za przekazywane dane

Użytkownik powinien podawać dane prawdziwe, aktualne oraz takie, do których przekazania jest uprawniony.

Jeżeli użytkownik przekazuje za pośrednictwem Asystenta dane osobowe innych osób, odpowiada za posiadanie odpowiedniej podstawy do ich przekazania oraz – jeżeli jest to wymagane – za poinformowanie tych osób o przekazaniu danych.

Użytkownik nie powinien wprowadzać do Asystenta danych osobowych, które nie są niezbędne do korzystania z jego funkcji.

12. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmiany sposobu działania Asystenta, zakresu przetwarzanych danych, wykorzystywanych dostawców technologicznych lub obowiązujących przepisów.

Aktualna wersja Polityki prywatności będzie dostępna w Asystencie Norden. W przypadku istotnych zmian użytkownicy mogą zostać o nich dodatkowo poinformowani.

13. Kontakt

W sprawach dotyczących prywatności i ochrony danych osobowych:

Dany Danuta Sibilska
e-mail: biuro@dany-spa.pl